ممارساتي المجرَّبة لزيادة الإنتاجية
كيف تُنهي يومك الحالي
احرص على التخطيط ليومك التالي في نهاية الدوام -قبل مغادرة مكتبك- فهذا سيفيدك في بدء يومك التالي بسلالة، وسيفيدك في إغلاق يومك الحالي بنجاح والخروج ذهنيًا من "وضع العمل" والدخول في "وضع الحياة الشخصية". لقد وجدتُ في هذه الممارسة طريقةً رائعة للفصل (Unplugging) وإغلاق يومي بشكل رسمي!
التخطيط يكون كالتالي:
- افتح نظام إدارة المهام الخاص بك، سواء كان ورقيًا أو رقميًا، وقم بمراجعة وتحديث تقدمك في إنجاز المهام، أي: أغلق المهام التي أنجزتها، وأعد جدولة المهام التي لم تنجزها إلى يوم آخر (ليس لديك نظام إدارة مهام؟ اقرأ التدوينة "منهجية GTD®: الإنتاجية بدون توتر")
- بعد ذلك، وفي نفس الجلسة، قم بتجميع وتسجيل كل الأفكار والمهام الجديدة التي تلقيتها عبر البريد الإلكتروني، أو في ممرات شركتك، أو عبر الهاتف، إلخ، ثم اتبع الخطوات الثلاث التالية لتنظيمها والتخطيط لها:
[3/1] حدّد الأولويات
في البداية:
- ضع لكل مهمةٍ أولوية (Priority) وتاريخ استحقاق (Due Date).
- بعد ذلك، حدّد المهام المستعجلة وذات الأولوية العالية. هذه هي المهام التي يجب عليك أن تركز عليها في كل يوم عمل، أما بقية المهام يمكنك العمل عليها لاحقًا عندما تسنح لك الفرصة.
[3/2] تجميع المهام المتشابهة معًا (Theming)
عند التخطيط، قم بتجميع المهام ذات الطابع المتشابه والتخطيط لتنفيذها معًا. على سبيل المثال، إن كنت تقوم بالكثير من المكالمات الهاتفية، من المفيد جمع كل تلك المكالمات والقيام بها في نفس الوقت، وإن كان لديك فواتير تحتاج المراجعة، قم بمراجعتها جميعًا في نفس الوقت، وهكذا. هذا يسهل التركيز ويوفر الكثير من الطاقة الذهنية الضائعة في التبديل بين المهام (Task Switching).
[3/3] حجز الوقت للمهام الأكثر أهمية (Time Blocking)
تأكد من حجز وقتٍ في المفكرة (Calendar) للساعات التي تكون فيها في قمة نشاطك وتركيزك؛ مثلًا في أولى ساعات الدوام. سمعت أن البعض يسمون هذا الوقت بساعة آينشتاين (Einstein Hour). خصّص هذا الوقت لأكثر المهام والمشاريع تطلبًا ولا تدعه يُستهلك في الاجتماعات أو المهام التشغيلية. هذا هو وقتك لتنفيذ العمل الاستراتيجي والإبداعي، فلا تضيعه في المهام التي يمكنك إنجازها في أي وقت آخر!
كيف تبدأ يومك التالي
أنت الآن في البيت في بداية اليوم التالي. أنت تعرف أولوياتك جيدًا، وتعرف ما ينبغي عليك فعله اليوم لأنك خططت له في اليوم الماضي، تهانينا!
أول مهمة أوصي بها الآن هي تفقد بريدك الإلكتروني وإشعاراتك الأخرى. أعي جيدًا أن هذا رأي مثير للجدل، وأن الكثيرين -وأنا كنت منهم في الماضي- ينصحون بتجنب قراءة بريدك الإلكتروني في الصباح الباكر لأنه قد يجلب طاقة سلبية تعكر مزاجك في الصباح، أو لأنه قد يشتت تركيزك عن أولوياتك الذي وضعتها لنفسك لهذا اليوم.
أنا، من ناحية أخرى، يفيدني تفقد البريد الإلكتروني في الصباح الباكر لسببين:
- الرد على مراسلات الفريق باكرًا يوفر عليهم وقت الانتظار لمدخلاتي أو إرشاداتي حتى منتصف أو آخر اليوم. وبالمقابل، هذا الفعل الاستباقي سيقلل من تواصلهم معي بقية اليوم لأتمكن من التركيز على أولوياتي.
- الرد على مراسلات الفريق -وغيرها من الطلبات الحساسة زمنيًا- يساعدني في إخراج هذه الأمور من دماغي مما يمكنني من التركيز العميق على روتيني الصباحي (Morning Routine) الذي يشمل نشاطات متعددة تخاطب الجسد، والعقل، والروح، والتي قد يصعب التركيز في أي منها إن كان بالي منشغلًا بأمور أخرى.
⚘ إن لم يكن لديك روتين صباحي، فقد فاتك الكثير! (اقرأ هذه التدوينة عن روتيني اليومي إن كنت تبحث عن بعض الإلهام).
كيف تبدأ دوامك
الآن بداية الدوام: ابدأ يومك بتنفيذ المهام التي تستغرق دقيقتين أو أقل للتخلص منها أولًا (المصدر: منهجية GTD®)، ثم انتقل للعمل على المهام المهمة والعاجلة التي حددتها في الخطوة [3/1] أعلاه. ثم استمر في العمل حتى نهاية الدوام، وعندها، خطط ليومك التالي، وهكذا ...
جدول المحتويات
الخلاصة
خطّط ليومك التالي قبل مغادرة العمل لأن ذلك سيساعدك في إغلاق يومك الحالي بنجاح، وسيسهل عليك الانتقال من "وضع العمل" إلى "وضع الحياة الشخصية". للقيام بذلك:
- افتح نظام إدارة المهام الخاص بك، وقم بتحديثه من حيث:
- إغلاق المهام المنجزة
- إعادة جدولة المهام غير المنجزة
- ضع لكل مهمة أولوية (Priority) وتاريخ استحقاق (Due Date)
- اجمع المهام المتشابهة وخطط لتنفيذها معًا
- احجز وقتًا مخصصًا في مفكرتك للمهام الأكثر أهمية
بداية اليوم التالي (أي من الاستيقاظ حتى قُبيل المغادرة للعمل): من الجيد أن تبدأ يومك بتفقد بريدك الإلكتروني للرد على المراسلات العاجلة، مما سيساعدك على تحرير ذهنك للتركيز على روتينك الصباحي قبل مغادرة المنزل والتوجه للعمل.
بداية الدوام: عند بداية الدوام ستكون جاهزًا للعمل لأنك تعرف أولوياتك بفضل التخطيط المسبق. ابدأ بإنجاز المهام الصغيرة أولاً (أي التي تتطلب دقيقتين أو أقل)، ثم انتقل إلى المهام المهمة والعاجلة. في نهاية اليوم، كرر عملية التخطيط لليوم التالي لضمان الاستمرار في الإنتاجية والتوازن.